Auteurs: Joost Robben & Monique Boon
Waarom Zorgversnellers?
Met Zorgversnellers werken teams via korte sprints aan het doorvoeren van verbeteringen. Via een sprint pakt een team in korte tijd door middel van een aantal stappen een verbeteridee op, experimenteert met oplossingen en voert ze uit. Teamleden dragen ideeën voor verbeterpunten aan en het kernteam op de afdeling kiest een verbeterpunt. Via een sprint gaat het sprintteam met het verbeterpunt aan de slag. Via deze sprint kun je als team in 4-6 weken een verbeteridee verkennen, verbeteren, versnellen en vermenigvuldigen (figuur 1) naar andere teams en afdelingen in de organisatie.
Figuur 1: de vier V’s van Zorgversnellers: methodisch én praktisch.
Ontsluiten van denk- en productiekracht in de organisatie
Kenmerkend voor de methodiek is dat het de kennis en expertise van de organisatie ontsluit. Hiermee is het een versneller van nieuwe kennisontwikkeling en kennisdeling door de gehele organisatie heen. Goede ideeën zijn zo snel opgepakt en verbeterd in het eigen team, leidend tot meetbare prestatieverbetering.
Omdat de teams zelf in de lead zijn, ontstaat al snel eigenaarschap. Dit is iets dat in top down gestuurde verbeterprogramma’s vaak lastig te realiseren is en sterk bijdraagt aan verankering van de verbeteringen in het werk. Door het toepassen van de methodiek ontwikkelen teams zich steeds verder als zelforganiserende teams, waarbij kennisuitwisseling en kennis delen binnen het team en de organisatie de norm is.
“Meerdere afdelingen starten met de methodiek. We wisselen uit via MS Teams en passen goede ideeën van elkaar toe. Dat is een belangrijk voordeel van het samen verbeteren via één methodiek.”
Voorbeeld casus
Verbeteren van familieparticipatie op een verpleegafdeling:
Deze verpleegafdeling heeft een eerste verbetersprint uitgevoerd. Het verbeterpunt was het verbeteren van de communicatie met de familie van de patiënt. Op de afdeling waren signalen van onvrede hierover bij familie van de patiënt, medewerkers en artsen. Familie voelde zich onvoldoende betrokken bij de zorg, medewerkers werden vaak gestoord met telefoontjes tijdens zorgactiviteiten. Artsen misten structuur en werkafspraken.
Nadat de huidige situatie in kaart is gebracht, zijn er oplossingen bedacht en uitgeprobeerd in de praktijk. Dit heeft geleid tot de volgende succesvolle oplossingen:
- Tijdens de dagstart bepaalt het team wie de ‘stip’ van de dag is. Deze voert dezelfde dag vóór 13.00 uur terugbelacties uit.
- De secretaresse houdt een lijst bij van telefoontjes die binnen komen en geeft aan dat de 1e contactpersoon vóór 13.00 uur wordt teruggebeld. De secretaresse ervaart hierdoor meer rust en hoeft niet meer te zoeken naar een verpleegkundige die de vraag afhandelt.
- In een brief voor patiënten en familie zijn kort en krachtig de afspraken omtrent communicatie en informatievoorziening vastgelegd.
- Voor medische vragen plant de secretaresse of de ‘stip’ in overleg met de 1e contactpersoon een familiegesprek met de zaalarts.
- Tijdens bezoekuren vragen verpleegkundigen proactief aan familie of zij nog iets willen bespreken of vragen. Familie ervaart dit als positief.
Het team is erg enthousiast over de aanpak en wil na deze eerste sprint graag verder met een volgend verbeterpunt. De kort cyclische aanpak zorgt er ook voor dat het juist met de huidige uitdagingen tijdens deze COVID-tijd ook mogelijk is om te werken aan verbeteringen op de afdeling.
‘Ondanks de externe factoren zoals ziekte/uitval van personeel en het feit dat de afdeling corona afdeling werd, zijn we doorgegaan en is het gelukt de oplossingen uit te voeren in de praktijk.’
Hoe ondersteunt de Maasstad Academie de teams en wat levert het op?
Een team dat net begint met Zorgversnellers krijgt gedurende 2 sprints begeleiding van adviseurs van de Maasstad Academie. Daarna is een team in staat om zelf de sprints uit te voeren en ondersteunt de adviseur het regieteam op het niveau van de zorgeenheid en organisatie. Hierin wordt nauw samengewerkt met andere (staf)diensten om on-demand inhoudelijke expertise te kunnen leveren om een team te ondersteunen bij een verbetersprint. Zo kan bijvoorbeeld een EPD-specialist aansluiten in de sprint.
Ook de Maasstad Academie ontwikkelt zichzelf continue om van waarde te zijn voor klant en de organisatie. Maasstad Academie transformeert momenteel van ‘Order Taker’ naar ‘Value Creator’ in het L&D Business Model. Tulser ondersteunt hierin middels oplossingen uit het Value-Based L&D Business Canvas.
Door de realisatie van dienstverlening rondom Zorgversnellers maakt de Maasstad Academie een grote stap in de transformatie richting Value Creator.
“De aanpak versterkt de relatie van onze adviseurs met het management en de (zorg)teams. We zijn hierdoor ook beter in staat om waarde toe te voegen aan de prestatie van deze teams en betrokken te zijn op een wijze die voorheen niet mogelijk was. Ook leveren we nu integraal onze dienstverlening aan de organisatie met andere stafdiensten, zoals kwaliteit en veiligheid.”
Marion van de Merwe
Teamleider Maasstad Academie
Ben je door dit artikel nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden om Zorgversnellers toe te passen binnen jouw organisatie? Of wil je net als de Maasstad Academie ook stappen zetten om het Businessmodel van de ‘Value Creator’ toe te passen? Neem dan snel contact met ons op.