In juni 2016 ging het elektronisch patiëntendossier in het Jeroen Bosch Ziekenhuis live. Voor de Jeroen Bosch Academie een prachtige uitdaging om 4000 gebruikers te leren werken met het systeem én hen te leren omgaan met de vele veranderende werkprocessen. Dit is de laatste in een serie van drie blogs. Ik neem u graag mee op onze boeiende reis waarin we het 70:20:10-gedachtegoed centraal hadden staan.
Ik hoor u denken: “niet bepaald SMART-geformuleerd…”Helemaal mee eens, en toch een bewuste keuze omdat we hebben ingezet op de beleving van de gebruikers. Wie kan immers beter dan onze professionals beoordelen of ze klaar zijn voor de go-live? Het doel is dus een basis te ontwikkelen die voor elke eindgebruiker anders is, maar die stevig genoeg is om risico’s in de zorg en behandeling te minimaliseren én die tegelijkertijd voldoende is om, al werkend verder te leren.Autorijden leer je immers ook pas echt na het behalen van je rijbewijs..In ons leermanagementsysteem krijgt elke eindgebruiker van het EPD een module toegewezen. De leerstof bestaat uit de set mini-games, die zonder beperking gespeeld kunnen worden. De module wordt formeel afgerond als de gebruiker, door dit aan te vinken, verklaart optimaal en op patiëntveilige wijze gebruik te kunnen maken van het EPD en, aldus, klaar te zijn voor de start met het werken met het EPD.Via deze bron in het leermanagementsysteem kunnen we heel mooi zichtbaar maken welk percentage eindgebruikers de zelfverklaring heeft afgevinkt. De stand van zaken wordt dagelijks geactualiseerd en op de openingspagina van ons intranet zichtbaar gemaakt in een diagram.
Op 24 juni 2016 is het zover: vrijwel het hele ziekenhuis stapt in één keer over naar het nieuwe EPD. De conversie gaat vrijwel vlekkeloos en de eerste dagen is het relatief rustig. Er is een verminderde beddencapaciteit en rekening is gehouden met de extra tijd die ingebruikname kost. Al met al mogen we een week na de go-live concluderen dat de organisatie er inderdaad klaar voor was en dat de eindgebruikers de noodzakelijke body of knowledge hadden ten aanzien van het EPD.
Het wordt menens
April 2016. In de organisatie wordt de go-live steeds meer ‘voelbaar’. Vanuit alle geledingen ontstaat een soort onrust. Gaat het goed komen? Zijn we er klaar voor? Wat als we niet voldoende basiskennis hebben? En in deze fase popt regelmatig de vraag op naar instructiebijeenkomsten. Ook in deze fase luisteren we daar empathisch naar, maar honoreren we de verzoeken niet. We blijven vasthouden aan het uitgangspunt dat de trainingscomponent voldoende aandacht heeft gehad.
Speel eens een spel
Wat hebben we de laatste maanden ondernomen?We hebben instructie verzorgd voor key-users. We faciliteren het leren van elkaar en de begeleiding door key-users op afdelingsniveau. Er ligt een set van ongeveer 700 hulpkaarten, steeds gericht op specifieke werkprocessen, op maat voor verschillende doelgroepen en individuele gebruikers.Geïnspireerd door collega’s uit ons netwerk gaan we in deze laatste fase voor de go-live nog een stap verder. We laten een dertigtal mini-games ontwikkelen. De games hebben als doel gebruikers spelenderwijs te laten ervaren of ze een aantal basisbeginselen (de meest kritieke taken) in het EPD onder de knie hebben. Het is geen hogere wiskunde. Hoe log ik in? Hoe zet ik een bepaalde order uit? Hoe rapporteer ik iets? De games kunnen in een minuut gespeeld worden en het eindresultaat (‘geslaagd’ of ‘niet geslaagd’) is direct te zien. Er wordt veel gespeeld en het gebruik neemt richting de go-live sterk toe. Uiteraard geeft een positief resultaat met het spelen van de games geen enkele garantie op een adequaat beheersingsniveau van het EPD. Daar is het ons ook niet om begonnen: selectie beogen we ermee niet. Wat wél belangrijk is, is de beïnvloeding van het gevoel bij eindgebruikers dat ze iets hebben geleerd wat niet vanzelfsprekend is en dat ze er klaar voor zijn. Ze kunnen immers ook “af” zijn en weer opnieuw moeten beginnen. Ook het leerrendement is lastig te beoordelen. Het ontbreekt ons simpelweg aan tijd om de validiteit te meten. Dat betreuren we niet, want wat we zien is dat er interactie ontstaat door het spelen van de games, dat collega’s samen achter het beeldscherm kruipen en dat het leerproces voortdurend en vaak letterlijk zicht- en hoorbaar is op de afdeling door beeld en geluid bij de games.Proeve van bekwaamheid
De leverancier van het EPD wordt een beetje zenuwachtig. Er zijn zorgen over het beheersingsniveau van de gebruikers. Vanaf het begin van het traject “Leren & Ontwikkelen” heeft de leverancier een behoefte uitgesproken om het effect van de onderwijsaanpak te toetsen. Het cognitieve aspect staat daarbij op de voorgrond: men wil graag zien dat de knoppen van het systeem beheerst worden. We willen ons als klant niet onder druk laten zetten. Anderzijds is het voor het bewustzijn van onze eigen organisatie ook goed als we inzichtelijk maken wat de vorderingen zijn in ons traject.Het helpt mij als ik voortdurend uitkomsten spiegel aan de oorspronkelijke doelstelling: waarvoor deden we het ook allemaal weer? Het oorspronkelijke doel van onze operatie was dat alle eindgebruikers “optimaal en patientveilig gebruik kunnen maken van het EPD”.
Ik hoor u denken: “niet bepaald SMART-geformuleerd…”Helemaal mee eens, en toch een bewuste keuze omdat we hebben ingezet op de beleving van de gebruikers. Wie kan immers beter dan onze professionals beoordelen of ze klaar zijn voor de go-live? Het doel is dus een basis te ontwikkelen die voor elke eindgebruiker anders is, maar die stevig genoeg is om risico’s in de zorg en behandeling te minimaliseren én die tegelijkertijd voldoende is om, al werkend verder te leren.Autorijden leer je immers ook pas echt na het behalen van je rijbewijs..In ons leermanagementsysteem krijgt elke eindgebruiker van het EPD een module toegewezen. De leerstof bestaat uit de set mini-games, die zonder beperking gespeeld kunnen worden. De module wordt formeel afgerond als de gebruiker, door dit aan te vinken, verklaart optimaal en op patiëntveilige wijze gebruik te kunnen maken van het EPD en, aldus, klaar te zijn voor de start met het werken met het EPD.Via deze bron in het leermanagementsysteem kunnen we heel mooi zichtbaar maken welk percentage eindgebruikers de zelfverklaring heeft afgevinkt. De stand van zaken wordt dagelijks geactualiseerd en op de openingspagina van ons intranet zichtbaar gemaakt in een diagram.De finale
Enkele weken voor de go-live worden de inspanningen ten aanzien van het leren en ontwikkelen intensiever. Er wordt veel en vaak geoefend op de werkvloer, met hulpkaarten, onder begeleiding van de key-users. Er worden talloze games gespeeld en het percentage zelfverklaringen in ons leermanagementsysteem stijgt in een mooie curve. De borgingsteams peilen met enige regelmaat het gevoel van de organisatie: we zijn er klaar voor!
Op 24 juni 2016 is het zover: vrijwel het hele ziekenhuis stapt in één keer over naar het nieuwe EPD. De conversie gaat vrijwel vlekkeloos en de eerste dagen is het relatief rustig. Er is een verminderde beddencapaciteit en rekening is gehouden met de extra tijd die ingebruikname kost. Al met al mogen we een week na de go-live concluderen dat de organisatie er inderdaad klaar voor was en dat de eindgebruikers de noodzakelijke body of knowledge hadden ten aanzien van het EPD.
Recent Comments